Organisation personnelle



1) Hiérarchiser ses priorités:

• Détecter l’important de l’urgent
L’important et l’Urgent doivent être traités dans les meilleurs délais (immédiatement)
L’important doit être planifié
L’Urgent doit être délégué si c’est possible

• Classer les clients en fonction du degré d’importance que vous leur attribuez (A,B,C)
• Adapter le niveau de qualité, au potentiel du client (et donc, gérer les paramètres « rapidité », « pertinence » « exhaustivité »,etc.)
• Profiter des périodes moins chargées pour faire le point sur l’activité. Considérer avec lucidité = trop de bienveillance vis-à-vis de soi-même ne fera pas progresser !

2) Gérer ses rendez-vous :

• Optimiser ses déplacements (distance, enjeu, zone géographique des RDV, anticipation dans la prise de RDV.
• Organiser les RDV à l’agence si possible.
• Eviter les RDV » sociaux » ou les RDV pour lesquels un déplacement n’est pas indispensable .
• Rendre les RDV « productifs » : signer, prendre de la Reco, chercher à obtenir le plus d’infos.
• Dans le cadre d’un client Expert Assistance, mettre au point un document-type à envoyer ou remettre au client en vue de la mise à jour de la PFP afin de recueillir les éléments permettant la mise à jour de l’analyse patrimoniale et demander au client de vous l’adresser ou de vous le remettre
Pré-requis : en avoir parlé au client préalablement. Et pour vous, il s’agit d’un véritable gain de temps.
• Débriefer les RDV de la semaine avec régularité. Cela permettra une meilleure analyse de son activité.


Organisation interne et organisation avec siège

• Utiliser tous les outils de gestion interne (BE, Patrimo et l’agenda interactif). Intérêt : que les personnes concernées par une même information, aient accès à cette unique source d’information

• Organiser la relation avec le CTR et l’assistante et pour ce faire, anticiper pour mieux déléguer (prévoir par ex. 10 jours de délai pour la mise en forme des AP par le CTR)

• Partager votre agenda avec l’assistante afin qu’elle puisse prendre RDV à votre place

• Anticiper pour utiliser au mieux les ressources du siège mises à votre disposition (CTR, service juridique, service anciens produits) et notamment :
Grouper les activités et notamment en cas d’appel au siège, grouper les demande, prendre les RDV au téléphone en bloc : à chaque coup, on est plus efficace, etc.