comment effectuer la location d’une salle dans le milieu professionnel

En tout premier lieu, il faut savoir déterminer vos besoins :

• A quel type d’évènement destinez-vous cette location de salle : séminaire, fête de salariés…
• Combien de personnes sont conviées à cet évènement ?
• Souhaitez-vous un cadre particulier adapté, par exemple, à l’image de votre entreprise ?
• Quel est votre budget prévu ?

 
Inutile donc de commencer à vous mettre en quête du lieu idéal si vous n’avez pas déterminé ces points cruciaux car les lieux sont multiples et variés mais les devis le sont aussi !
De la salle dans un château prestigieux aux lumières tamisées à la salle de travail hyper-connectée, les goûts et les couleurs sont variés.
Toutefois sachant que certains lieux reçoivent de nombreuses demandes de locations de salle pour l’évènementiel, nous ne saurons que trop vous conseiller d’établir une demande de devis claire en définissant précisément les dates prévues, les dispositions particulières demandées (accès wifi, sonorisation, décoration…) et les possibilités de paiement ainsi que d’annulation.
Enfin inutile d’envoyer des demandes par centaines : en ayant effectué une bonne sélection auparavant, quatre à cinq demandes suffisent par ville pour une réunion de taille moyenne.

Lorsque vous prendrez possession de votre salle en location il vous sera remis un contrat précisant les responsabilités et les devoirs de chacun.
 
Le propriétaire des lieux loués est responsable de la bonne tenue des éléments de sécurité (extincteur, portes coupe-feu, détecteurs de fumée…). Les organismes de contrôle, dont le passage est obligatoire avant chaque utilisation publique d’un lieu, sont tenus de contrôler que les lieux et les installations sont bien conformes aux règles de sécurité en vigueur. Toutefois en cas de sinistre, le propriétaire tout comme le locataire de l’évènement peuvent être tenus comme co-responsables.
 
Attention aussi aux évènements se déroulant pendant l’évènement : si le tabac, interdit dans tout lieu public, a réduit considérablement les risques d’incendie, la consommation d’alcool reste une question épineuse et dangereuse tant pour la garantie des personnes que des locaux. En effet, certaines sociétés organisatrices d’événements professionnels se sont vues récemment condamnées pour ne pas avoir su gérer les dangers d’une soirée trop arrosée.
 
Quoi qu’il en soit, en respectant ces règles finalement relativement simples si elles sont envisagées avec précocité et sérénité, la location d’une salle pour une occasion professionnelle peut s’effectuer facilement et sans mauvaise surprise.