Trois points doivent être pris en compte dans l’aménagement de l’open space pour créer une ambiance propice à la concentration :

• Privilégier l’éclairage naturel en utilisant de grandes baies vitrées. Vous réaliserez des économies d’énergie, de plus la lumière naturelle est moins agressive qu’un éclairage uniquement aux néons. Des spots aux plafonds sont un complément efficace qui évite le problème de clignotement fatiguant observé en fin de vie des néons. Penser également à rajouter une lampe individuelle sur chaque bureau, ce qui permettra aux employés d’ajuster eux même la quantité de lumière qu'ils désirent.
• Eviter les couleurs trop agressives et opter pour des tons pastel plus doux qui favorisent la concentration. Oublier le blanc qui donnera une allure hôpital aseptisé dérangeante pour votre open space. Utiliser les couleurs et rehausser les tons clairs avec des bandes aux coloris plus lumineux pour séparer les différents plateaux.
• La gestion du bruit : c’est l’élément le plus dérangeant au sein d’une pièce commune, il est indispensable de veiller à conserver un niveau sonore faible. Lors de l’aménagement de votre open space penser à utiliser des matériaux qui absorberont les sons comme la moquette ou des isolants intérieurs. L’idée de mettre des petites cloisons entre chaque bureau coupe la diffusion des bruits et conserve l’intimité de chacun. Enfin, il est essentiel de créer des espaces de réunions isolés afin que le travail en groupe ne nuit pas à l’ensemble du personnel.

Il est important de laisser neutre le champs de travail des salariés, ils auront la possibilité de recréer un univers qui leur ressemble. Ajouter des objets, des photos ou des éléments de décoration qui leurs sont propres les aideront à se sentir bien dans une ambiance confortable. Il est cependant important de donner un style de décoration générale à l’ensemble de l’open space notamment grâce à l’ajout de plantes et de petites touches colorés. L’objectif est de doter votre espace commun d’un côté humain dynamique. Penser également à vous équiper de meubles qui se déplacent facilement, le système des roulettes est parfait, pour pouvoir moduler votre coin en fonction des mouvements de salariés et des différentes utilisations des surfaces. Enfin, l’orientation des bureaux doit être réalisée de manière à optimiser l’assiduité de tous. Pas de poste de travail en face à face, ni en dos à dos, les deux réduisant la productivité des employés. Le mieux étant de créer un système d’organisation en décalé des bureaux qui rend possible une communication facile entre les personnes tout en conservant un lieu privé. Pour garder un minimum de discrétion et décharger l’espace qui est déjà bien occupé, l’idée est d’utiliser de manière intelligente le mobilier comme des cloisons naturelles entre les plans de travail. Installer un casier de rangement en séparation entre deux ordinateurs évite une vision directe sur son voisin. Ce meuble peut être partagé en plaçant un système d’Intercalaires pour le rangement.

Le challenge est de réussir à disposer le matériel informatique en harmonie avec le reste de l’aménagement de l’espace. Cacher les fils électriques grâce à des trous dans les tables qui les centralisent permet des branchements non encombrants qui restent cependant facilement accessibles en cas de problème. Utiliser les plaintes le long des murs et des goulottes pour camoufler les fils qui traversent les lieux de circulation. Les chutes sont ainsi écartées et l'aspect esthétique et rangé restent visibles sur le plateau. Pour travailler dans de bonnes conditions, il faut impérativement mettre à disposition de chaque employé un kit efficace comprenant au minimum des classeurs, des pochettes, du papier, des stylos, etc. L’objectif est de gagner du temps dès qu’ils ont besoin de fournitures basiques. Le casque audio avec micro peut apparaître comme un détail inutile mais reste un véritable atout dans la gestion du bruit en open space, il réduit le niveau sonore des conversations aux alentours. C’est également une aide précieuse pour garder une certaine intimité et la confidentialité des conversations échangées. La technologie se met au service de l’aménagement de l’open space et propose aujourd’hui d’équiper les salariés de casques audio réducteurs de bruits. Grâce à des capteurs, ces casques filtrent les sons perçus, éliminent les bruits parasites et atténuent les voix. Ils aident à créer une atmosphère tranquille au milieu du brouhaha de l’open space et améliorent la qualité de concentration de chacun.